Clicchi Qui per più articoli | | Controllo interno: Un programma di manutenzione preventivo | da: John day | Lei legge circa questo in ogni giornale in ogni città nel paese intero: Alcuno contabile, avuto fiducia dal proprietario di un piccoli affari malversa migliaia di dollari. Se il furto non mette proprietario fuori di affari, certamente provoca un mal di testa notevole.
La ragione che noi sentiamo di questi casi così spesso è che, in un piccoli affari, possono essere solamente il proprietario ed un contabile. Al proprietario non piace fare i libri, non li capisce, e conta su questa persona del una per prendersi cura di cose. Il contabile che sta avendo le difficoltà finanziarie e di solito personali prende una piccola quantità di soldi che intendono di pagarlo di nuovo. Nessuno sembra notare, così più è preso. Su un periodo di tempo, comincia a montare su a molti soldi.
Questo è dove il concetto di "controllo interno" entra. Essenzialmente, ogni affari dovrebbe avere, a del livello, un sistema di controllo interno in luogo per proteggere contro perdite, intenzionale e non intenzionale. Questo è perché "controllo interno" la volontà di sistemi: 1) protegga soldi e gli altri beni; 2) promuova efficienza nel trattare operazioni; e, 3) assicuri affidabilità di record finanziari. Un sistema di controllo interno consiste primariamente di polizze e procedure progettò per offrire assicurazione ragionevole che questi tre obiettivi saranno realizzati. La taglia e la complessità degli affari determineranno l'estensione del sistema di controllo interno.
Nonostante taglia, uno dei più importanti aspetti di un sistema di controllo interno è il concetto di separazione dei doveri. I doveri di separazione lo costituiscono più difficile furto ed errori andare inosservato. È estremamente insolito per due impiegati per "agire in collusione" in un sforzo di rubare dalla società.
Io lavorai come un revisore dei conti interno per una catena di giornale per tre anni. Il mio lavoro era andare in agli uffici di giornale non annunciato ed andare direttamente alle scatole in contanti, li conti, e verifichi entrate. Uno dei miei più importanti passi di revisione era assicurarsi che le procedure di controllo interne erano a posto e propriamente lavorando. Ecco alcuni suggerimenti per procedure di controllo interne riguardo a maneggio di soldi:
- Permetta a solamente specifici individui designati di occuparsi di soldi.
- Dia la responsabilità per la contabilità ad un individuo che non si occupa di soldi.
- L'uso numerò entrate per documentare tutti i pagamenti.
- Faccia ogni banca deposita prontamente.
- La persona che prepara la riconciliazione di banca dovrebbe essere diversa che i soldi di maneggio del uno.
- Se possibile, la persona che fa il deposito di banca dovrebbe essere diversa che quello che maneggia i soldi e quello che preparano la riconciliazione di banca.
- Faccia depositi intatto senza ammontare prelevati per pagare spese.
- Tenga soldi e libretto degli assegni in un cassetto chiuso o registro di soldi.
- Da allora coltiva non sarà mai
- Faccia tutti gli sborsi da controllo, eccetto i minimi ammontare pagati da soldi piccoli.
- Faccia certo ogni pagamento è riferito ad un documento di carta, come un garante assicurare che una pista di carta esiste per tutti gli sborsi.
- Condotta che la sorpresa casuale conta di soldi piccoli e cassetti in contanti.
- Conti inventario e gli altri beni frequentemente e compari con libri di società.
Un set di sistema di controllo interno su presto come una misura preventiva è più efficiente che stabilire un sistema correttivo in reazione ad una perdita. Se esso così accade, che ci siete solo Lei ed il contabile in piccoli affari Suoi, Lei ha bisogno di imparare come fare alcuni dei compiti di contabilità così Lei può chiazzare controlli il lavoro del contabile. Che, in se stesso, è una misura preventiva ed eccellente.
Sull'autore:
John W. Giorno, MBA è l'autore di due corsi in basics di contabilità: Vera Vita che Spiega Non-ragionieri (20-hr on-line) ed Il Cuore della Contabilità (4-hr PDF). Visiti il suo sito web a http://www.reallifeaccounting.comscaricare per Libero i suoi 3 e-libri che concernono alla piccola contabilità di affari ed il suo bollettino d'informazione mensile su problemi di contabilità.
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